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内容証明郵便 書式 文例 雛形

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内容証明郵便の書き方

内容証明郵便に利用する用紙は。
特に決まりはありません。内容証明郵便用の用紙が市販されていますので、それを利用するのが一番でしょう。

内容証明郵便につけるタイトルは?
タイトルは書いても書かなくてもかまいません。
いきなり、文章を書き始めても良いわけですが、一般的な内容証明郵便に利用されるタイトル一覧は以下のとおりです。

「通告書」「通知書」「警告書」「請求書」「回答書」


内容証明郵便の差出人名は?
住所と氏名を書きます。
法人が内容証明郵便を出す場合は、法人名と代表者名を書くのが一般的です。
弁護士、行政書士等の代理人が書くこともできます。
その場合は、依頼者の住所名前の横に代理人として記載します。

内容証明郵便の受取人名は?
住所と氏名を書きます。
法人宛てに内容証明郵便を出す場合は、法人名と代表者名を書くのが一般的です。
代表者名がわからないときは、商業登記簿を調べるのが望ましいですが、時間がない場合は、「御中」でもかまいません。

もし、受取人の住所が怪しい場合は、事前に調査するのが望ましいでしょう。


内容証明郵便には前文・後文等は必要か。
一般的なビジネス文書や手紙のような前書き等は不要です。
用件を客観的に記載するのが望ましいでしょう。
相手のことを考えて、文調を和らげるために、利用するのも一つの手です。

内容証明郵便の本文について
内容証明郵便は字数に制限がある。
 縦書きの場合
 1行20字以内(記号は1個を1字とする。)かつ、1ページ26行以内

 横書きの場合
 1行20字以内(記号は1個を1字とする。)かつ、1ページ26行以内
 1行13字以内(記号は1個を1字とする。)かつ、1ページ40行以内
 1行26字以内(記号は1個を1字とする。)かつ、1ページ20行以内

内容証明郵便に用いる文字は
 使用できる文字は、かな、漢字、数字です。
 英字は、固有名詞にのみ利用できます。

 また、偽造防止のため、数字は漢数字を用い、かつ、一二三十については、壱弐参壱拾のように記載します。

内容証明郵便の字句を訂正する場合は。
 基本的には、間違えたら、書き直すべきです。
 それが難しいときは、訂正箇所に訂正、挿入、削除を施した上で、
 その字数と、訂正の内容を欄外の余白に「○字訂正」「○字挿入」「○字削除」
 のように記載し、押印します。

内容証明郵便に用いる印鑑は。
どのような印鑑を用いてもかまいません。一般的には認印を利用します。
文書の最後に年月日、差出人の住所、氏名を記載して押印します。

用紙が複数になる場合は、契印を押しますが、その印鑑と差出人の印鑑は
一致していなければなりません。
また、訂正に際に用いた印鑑も差出人の印鑑と一致していなければなりません。


内容証明郵便の出し方

内容証明郵便を扱っている郵便局は?

内容証明郵便は、特殊な郵便であるため、どこでも扱っているわけではありません。
郵便物の集配業務を扱う郵便局と、地方郵便局長の指定した郵便局でのみ扱っています。

内容証明郵便を郵便局に持っていくには。

内容証明郵便用の文書の通数について
文書は3通用意します。
「相手方に送る文書」、「郵便局の保管用」、「自分の保管用」
の3つです。

内容証明郵便の封筒について

封筒はどのような封筒を利用してもかまいません。
なお、郵便局で、文書の内容を確認するので、封をしないで持っていきます。

・郵便局の窓口では。
配達証明付きで内容証明郵便を送りたい旨申し出ます。

内容証明郵便にかかる費用は。

内容証明費用 1枚に付き420円
(1枚増えるごとに250円)
普通郵便料金 80円
書留料 420円
配達証明料 差出時300円、差出後420円
速達で出す場合 270円

合計1,220円から出すことができます。


→ 内容証明郵便のことなら、内容証明郵便文例書式集をごらんください。

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ビジネス文書を作成するにあたって、抑えておきたいコツ

①1文書1用件・・・一つの文書には一つの用件のみを記載するように心掛ける。一つの文書に複数のことを記載する場合は、関連のある事項に留め、箇条書きするなどして、一目でわかるように記載する。

②わかりやすい文書を心掛ける・・・意思表示は、はっきりと記載する。特に、イエス・ノーについては、あいまいな文言を使わずに、はっきりと記載する。

③6W2Hを心掛ける・・・いつ(when)どこで(where)誰が(who)なぜ(why)何を(what)誰に(who)どのように(how)数量は(how much)

④文書は、横書きで記載する・・・数字を記載する機会の多いビジネス文書では、横書きが主流となっている。

⑤臨機応変に対応する・・・必ずしも、事実をありのままに記載するのではなく、時として、臨機応変に対応する必要がある。それが稼げるビジネス文書のコツである。

 → ビジネス文書・手紙・挨拶文の文例をさらに見やすくまとめています。(随時更新中)

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